1. Вступ та мета
Ця Інструкція встановлює єдиний та прозорий порядок подання та розгляду запитів на відмову від зобов’язань (Waiver Request) в ГО «Спільна справа для людей» (далі – Організація). Метою є забезпечення справедливого підходу до ситуацій, коли співробітники, партнери або бенефіціари з поважних причин не можуть виконати взяті на себе зобов’язання.
2. Сфера застосування
Процедура поширюється на всі види зобов’язань, що виникають у процесі діяльності Організації, включаючи:
- Проєктні та грантові угоди.
- Партнерські меморандуми.
- Трудові обов’язки співробітників.
- Зобов’язання волонтерів та підрядників.
3. Підстави для подання запиту
Запит на відмову від зобов’язань може бути поданий за наявності обґрунтованих причин, таких як:
- Форс-мажорні обставини (стихійні лиха, воєнні дії, епідемії).
- Істотні зміни в особистих обставинах, що унеможливлюють виконання зобов’язань.
- Об’єктивні зміни умов реалізації проєкту, що не залежать від заявника.
- Поважні причини, пов’язані зі станом здоров’я.
4. Процедура подання запиту
- Запит подається у письмовій формі на ім’я керівника Організації.
- Запит повинен містити: повну інформацію про заявника, детальний опис зобов’язання та чітке обґрунтування причин для відмови.
- До запиту необхідно додати всі підтверджуючі документи (медичні довідки, офіційні повідомлення тощо).
5. Розгляд запиту та прийняття рішення
- Запит розглядається керівником Організації або спеціально створеною комісією протягом 10 робочих днів.
- Під час розгляду оцінюється обґрунтованість причин, можливий вплив на діяльність Організації та можливість знайти альтернативні рішення.
- За результатами розгляду може бути прийняте одне з рішень: повне задоволення запиту, часткове задоволення (наприклад, перенесення термінів) або обґрунтована відмова.
- Рішення повідомляється заявнику у письмовій формі.
6. Конфіденційність та відповідальність
- Організація гарантує конфіденційність усієї інформації, отриманої в процесі розгляду запиту.
- Надання неправдивої інформації або спроба зловживання цією процедурою є підставою для відхилення запиту та може призвести до дисциплінарної відповідальності або припинення співпраці.