1. Вступ та мета
Ця Методологія встановлює єдині та прозорі правила розподілу витрат в ГО «Спільна справа для людей» (далі – Організація). Оскільки Організація реалізує проєкти, що фінансуються різними донорами, метою цього документа є забезпечення справедливого, обґрунтованого та послідовного розподілу спільних витрат, що є критично важливим для коректної фінансової звітності та підзвітності.
2. Основні визначення та принципи
Всі витрати Організації поділяються на дві категорії:
- Прямі витрати: Це витрати, які можна безпосередньо віднести до одного конкретного проєкту (наприклад, заробітна плата проєктного співробітника, закупівля матеріалів для конкретного заходу).
- Спільні (непрямі) витрати: Це витрати, що забезпечують діяльність кількох або всіх проєктів одночасно і не можуть бути віднесені до одного з них (наприклад, оренда центрального офісу, комунальні послуги, зарплата адміністративного персоналу).
Основним принципом є те, що кожна витрата має бути віднесена до відповідного проєкту на основі логічного та послідовного методу.
3. Механізм розподілу спільних витрат
Для розподілу спільних витрат використовується ключ розподілу (distribution key) – це обґрунтована база, яка дозволяє пропорційно розподілити витрати між проєктами. Вибір ключа залежить від типу витрат. Він має бути справедливим, послідовним і документально підтвердженим.
4. Методологія для ключових видів витрат
Розподіл основних спільних витрат здійснюється наступним чином:
- Витрати на персонал: Заробітна плата адміністративного та допоміжного персоналу розподіляється пропорційно до часу, який вони приділяють кожному проєкту. Цей час фіксується у табелях обліку робочого часу.
- Оренда та комунальні послуги: Витрати на утримання офісних та складських приміщень розподіляються на основі кількості співробітників кожного проєкту, що працюють у даному приміщенні, або на основі площі, яку вони займають.
- Адміністративні послуги: Витрати на бухгалтерські, юридичні та інші адміністративні послуги розподіляються на основі заздалегідь узгодженого відсотка, який відображає середнє залучення цих сервісів до кожного проєкту.
5. Процедура та документація
Процес розподілу витрат є офіційною процедурою. Щомісяця відповідальні особи готують розрахунок розподілу, який оформлюється відповідними внутрішніми документами (наприклад, дебет-нотами або актами). Це забезпечує повну прозорість та готовність до будь-яких фінансових перевірок та аудитів з боку донорів.
6. Відповідальність та перегляд
Відповідальність за правильне застосування цієї методології покладається на фінансовий відділ та керівництво Організації. Документ підлягає регулярному перегляду та може оновлюватися для відображення змін у структурі проєктів або вимогах донорів, забезпечуючи його постійну актуальність.